Крупные мероприятия, такие как семинары, конференции или тренинги обычно организовывают в конференц-залах. Это позволяет создать оптимальные условия для всех участников собрания. Кстати, если вас интересует конференц зал на 300 человек Москва - обратите внимание на залы Brown Hall.
Обычно большинство организаторов ищет подходящее место в интернете, используя поисковики, что приводит к будущим проблемам. Изучение предложений на различных сайтах - это риск впустую потратить время и иметь дело с неподходящим помещением, которое ухудшит впечатления посетителей собрания.
Искать подходящее помещение следует по ряду ключевых критериев:
• Размеры. Способность разместить необходимое количество посетителей и не быть слишком большим. Если вас интересует конференц зал на 500 человек - вы можете сразу обращаться в Brown Hall, т.к. лучшее предложение вряд ли получится найти.
• Место. Возможность участникам добраться быстро и без лишних неудобств.
• «Гибкость». Возможность менять количество мест, в зависимости от обстоятельств и неожиданностей.
• Наличие специальной техники.
Что еще важно учесть?
Число посетителей и размеры зала
Нужно сразу подсчитать примерное число людей, которые должны явиться. Это важно для правильного выбора размера конференц-зала. Этот процесс облегчится, если организаторы используют предварительную запись на мероприятие.
Когда приблизительная цифра будет готова – можно искать зал соответствующих размеров. Важно заранее узнать о возможности добавки мест.
Время и место
Дата, время и место предстоящего мероприятия должно быть удобным для большинства посетителей. Важно учитывать трудности прибытия, если это будний день и транспортные проблемы становятся серьезнее. Выходные дни и праздники могут иметь свои особенности в вопросах транспорта.
Необходимая техника
Стоит заранее узнать о наличии оборудования, которое может быть необходимо. Желательно, чтобы в зале был Wi-Fi. Важно узнать о возможностях интернета. Сеть может не выдерживать слишком большое число пользователей – это может испортить все мероприятие. Все необходимое оборудование нужно заранее протестировать.
Цена
Подбор конференц-зала с подходящей стоимостью не должен стать проблемой. Лучше подбирать зал, исходя заранее из имеющейся суммы. Не стоит окончательно соглашаться на бронирование, пока вы не посетите нужное помещение и не увидите все своими глазами.
Как оценить конференц-зал
Стоит обратить внимание на удобства для посетителей. Они должны иметь возможность поесть, туалет должен располагаться не слишком далеко и быть чистым. Важна оптимальная температура – отопление зимой и кондиционеры летом. Люди должны будут легко добраться, быстро найти зал и покинуть его без особых трудностей. Следует подумать о паркинге для посетителей с автомобилями.
Кроме этого, есть и второстепенные детали, которые стоит предусмотреть:
• Регулировка освещения. Для проектора нужны жалюзи и шторы.
• Акустика. С микрофоном или без него, стоит проверить насколько хорошо будет слышен голос организатора в разных частях зала.
• Разрешения на рекламу. Иногда арендодатели не позволяют размещать рекламу на стенах. Подобные вещи нужно заранее оговаривать.
• Доступ в зал за несколько часов до начала мероприятия. Это важно для полноценной подготовки. Часто это становится причиной провала.
• Бесплатное оборудование и техника за дополнительную плату.
• Разрешения на кофе-брейки и шум в помещении.
Главное в выборе конференц-зала – заранее продумать, какое помещение вам подойдет и какие дополнительные мелочи понадобятся. Затем важно проверить наличие заявленных удобств и исправности необходимого оборудования. Посетители должны без проблем добираться до своих мест и комфортно себя чувствовать.
Просмотров: 2130 / 2348